Apa itu fraud? Istilah ini sering kita dengar dan berkaitan dengan tindakan yang merugikan banyak pihak.
Di perusahaan sendiri, pengelolaan sumber daya manusia bukan lah perkara mudah. Potensi fraud atau kecurangan bisa saja terjadi jika tidak berhati-hati.
Lantas, apa sebenarnya fraud dan bagaimana bentuk fraud yang mungkin saja terjadi di perusahaan? Simak penjelasannya serta strategi mengatasinya di artikel berikut ini.
Apa Itu Fraud?
Fraud adalah tindakan tidak jujur atau penipuan yang bertujuan untuk memperoleh keuntungan secara ilegal atau merugikan pihak lain.
Dalam konteks keuangan dan bisnis, fraud biasanya terkait dengan manipulasi, pemalsuan, atau penggelapan informasi yang digunakan untuk mencuri uang atau aset perusahaan, mendapatkan keuntungan yang tidak sah, atau menyebabkan kerugian kepada pihak lain.
Fraud sering kali melibatkan penggunaan manipulasi, kebohongan, atau penyalahgunaan kepercayaan untuk mencapai tujuan yang tidak jujur atau merugikan pihak lain.
Hal ini dapat menyebabkan kerugian finansial yang signifikan, kerusakan reputasi, atau konsekuensi hukum bagi para pelakunya.
Oleh karena itu, deteksi, pencegahan, dan penanganan fraud merupakan bagian penting dari praktik bisnis yang etis dan keberlanjutan keuangan.
Jenis-Jenis Fraud Secara Umum
Berikut adalah beberapa jenis fraud yang secara umum kerap terjadi.
Penipuan Keuangan (Financial Fraud)
Jenis fraud ini melibatkan manipulasi atau pemalsuan data keuangan untuk mendapatkan keuntungan secara ilegal atau merugikan pihak lain. Contoh-contohnya seperti penipuan keuangan meliputi pencucian uang, penipuan pajak, manipulasi laporan keuangan, atau penggelapan aset perusahaan.
Pencurian Identitas (Identity Theft)
Pencurian identitas terjadi ketika seseorang menggunakan informasi pribadi atau keuangan seseorang lain tanpa izin untuk mendapatkan keuntungan finansial atau melakukan tindakan kriminal.
Penjahat identitas dapat menggunakan informasi seperti nomor kartu kredit, nomor identitas pribadi, atau informasi akun bank untuk melakukan penipuan atau kegiatan ilegal lainnya.
Korupsi (Corruption)
Korupsi terjadi ketika pejabat atau individu yang berwenang menggunakan kekuasaan atau wewenang mereka untuk memperoleh keuntungan pribadi secara tidak sah atau untuk memberikan perlakuan istimewa kepada pihak tertentu.
Jenis korupsi dapat meliputi suap, pemerasan, nepotisme, atau penggunaan dana publik untuk kepentingan pribadi.
Pemalsuan Dokumen (Document Forgery)
Pemalsuan dokumen melibatkan pembuatan atau pengubahan dokumen dengan cara yang menyesatkan atau menipu untuk mendapatkan keuntungan atau untuk tujuan ilegal lainnya.
Biasanya, pemalsuan dokumen meliputi pemalsuan tanda tangan, dokumen identitas palsu, sertifikat palsu, atau tagihan palsu.
Penipuan Asuransi (Insurance Fraud)
Penipuan asuransi terjadi ketika seseorang membuat klaim palsu atau mengajukan klaim atas kerugian yang tidak pernah terjadi untuk mendapatkan pembayaran asuransi yang tidak sah.
Contoh-contoh penipuan asuransi termasuk klaim palsu atas kecelakaan atau cedera palsu, pengecualian informasi penting dari aplikasi asuransi, atau peningkatan kerusakan yang disengaja untuk mendapatkan pembayaran lebih besar.
Penipuan Investasi (Investment Fraud)
Penipuan investasi melibatkan penawaran atau promosi investasi palsu atau menyesatkan yang bertujuan untuk menipu investor untuk memberikan uang atau aset mereka.
Contoh-contoh penipuan investasi termasuk skema Ponzi, penawaran saham palsu, atau penipuan mata uang kripto.
Sementara itu, Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) menjelaskan kalau fraud terbagi ke dalam tiga jenis, yaitu:
- Penyimpangan atas aset (asset misappropriation)
- Pernyataan palsu atau salah pernyataan (fraudulent statement)
- Korupsi (corruption)
Baca juga: Pengertian Apa Itu Assesment Beserta Manfaatnya
Jenis-Jenis Fraud di Perusahaan
Menjadikan contoh jenis fraud umum di atas sebagai basis untuk identifikasi, berikut adalah beberapa jenis fraud di perusahaan yang lebih rinci.
Penggelapan Dana (Embezzlement)
Penggelapan dana terjadi ketika seorang individu yang bertanggung jawab atas keuangan perusahaan menggunakan atau mencuri dana perusahaan untuk kepentingan pribadi mereka sendiri.
Biasanya, hal ini meliputi pengalihan uang perusahaan ke rekening pribadi, memalsukan pembayaran kepada vendor palsu, atau menggunakan kartu kredit perusahaan untuk pengeluaran pribadi.
Manipulasi Laporan Keuangan (Financial Statement Fraud)
Manipulasi laporan keuangan terjadi ketika informasi finansial perusahaan disesuaikan atau dipalsukan untuk menutupi kelemahan atau untuk menunjukkan kinerja keuangan yang lebih baik dari yang sebenarnya.
Contoh-contoh manipulasi laporan keuangan termasuk overstatement pendapatan, understatement biaya, manipulasi nilai aset, atau menyembunyikan utang perusahaan.
Pencurian Aset Perusahaan (Asset Misappropriation)
Pencurian aset perusahaan terjadi ketika seseorang menggunakan atau mencuri aset perusahaan tanpa izin untuk kepentingan pribadi mereka sendiri. Aset tersebut bisa berupa barang atau informasi.
Hal-hal yang dicuri biasanya persediaan atau inventaris, menggunakan properti perusahaan untuk kepentingan pribadi, atau menggunakan informasi rahasia perusahaan untuk mendapatkan keuntungan.
Penyuapan (Bribery)
Penyuapan terjadi ketika seseorang memberikan atau menerima uang atau barang berharga sebagai imbalan untuk mempengaruhi keputusan atau tindakan dalam bisnis atau pemerintahan.
Contoh yang umum terjadi di industri termasuk memberikan suap kepada vendor untuk mendapatkan kontrak bisnis, memberikan hadiah kepada pejabat pemerintah untuk mendapatkan keuntungan bisnis, atau menerima suap untuk memberikan perlakuan istimewa kepada pihak tertentu.
Pelanggaran Konfidensialitas (Confidentiality Breach)
Pelanggaran konfidensialitas terjadi ketika informasi rahasia atau sensitif perusahaan diungkapkan atau disalahgunakan tanpa izin.
Hal ini termasuk juga mengungkapkan rahasia dagang kepada pesaing, menggunakan informasi pribadi karyawan untuk tujuan yang tidak sah, atau menyebarkan informasi internal perusahaan secara tidak sah.
Faktor-Faktor Penyebab Terjadinya Fraud
Teori fraud triangle, yang dikemukakan oleh peneliti Donald Cressey pada tahun 1950-an, mengidentifikasi tiga faktor utama yang cenderung menjadi pemicu terjadinya fraud.
Faktor-faktor tersebut adalah kesempatan (opportunity), tekanan (pressure), dan rasionalisasi (rationalization). Mari kita bahas masing-masing faktor:
Kesempatan (Opportunity)
Kesempatan merujuk pada situasi atau kondisi di mana seseorang memiliki akses dan kemampuan untuk melakukan tindakan fraud tanpa diketahui atau tanpa ditangkap.
Faktor-faktor yang dapat menciptakan kesempatan untuk fraud meliputi kelemahan dalam sistem pengendalian internal, kurangnya pemisahan tugas, akses yang tidak terbatas terhadap aset atau informasi, dan kurangnya pengawasan atau pemantauan yang efektif.
Tekanan (Pressure)
Tekanan merujuk pada faktor-faktor eksternal atau internal yang mendorong seseorang untuk melakukan tindakan fraud. Tekanan ini seringkali terkait dengan masalah keuangan atau tekanan psikologis.
Tekanan keuangan dapat meliputi kesulitan keuangan pribadi, seperti utang yang menumpuk, tekanan untuk mencapai target kinerja, atau ancaman kehilangan pekerjaan.
Sementara itu, tekanan psikologis bisa berupa stres berat, konflik personal, atau perasaan tidak puas dalam kehidupan atau pekerjaan.
Rasionalisasi (Rationalization)
Rasionalisasi merujuk pada proses mental di mana seseorang membenarkan atau merasionalkan tindakan fraud yang akan dilakukan.
Ini melibatkan pembentukan alasan atau pembenaran dalam pikiran pelaku, seperti “Saya hanya meminjam uang perusahaan dan akan mengembalikannya nanti” atau “Saya layak mendapatkan ini karena telah bekerja keras dan tidak digaji dengan setimpal.”
Rasionalisasi ini membuat pelaku merasa bahwa tindakan yang mereka lakukan tidak sepenuhnya salah atau tidak bermoral.
Faktor-faktor ini sering berinteraksi satu sama lain, dan keberadaan dari ketiganya bersama-sama meningkatkan risiko terjadinya fraud. Mengurangi salah satu dari tiga faktor tersebut dapat membantu mencegah atau mengurangi kemungkinan terjadinya fraud.
Misalnya, meningkatkan pengawasan dan kontrol internal dapat mengurangi kesempatan untuk melakukan fraud, sementara memperhatikan dan mengatasi tekanan dan konflik personal karyawan dapat membantu mencegah terjadinya tindakan fraud yang dipicu oleh tekanan atau stres.
Selain itu, pendidikan dan pelatihan mengenai etika bisnis juga dapat membantu mengurangi rasionalisasi yang digunakan oleh pelaku fraud untuk membenarkan perilaku mereka.
Tips Mendeteksi Terjadinya Fraud di Perusahaan
Mendeteksi tanda-tanda fraud merupakan langkah penting dalam menjaga keamanan dan integritas suatu sistem atau organisasi. Beberapa tanda yang umumnya diperhatikan dalam mendeteksi fraud antara lain sebagai berikut.
Perubahan perilaku
Perubahan tiba-tiba dalam perilaku seseorang dapat menjadi tanda adanya kecurangan. Misalnya, jika seseorang yang biasanya bekerja dengan cara tertentu tiba-tiba mulai menunjukkan perilaku yang tidak konsisten atau mencurigakan, seperti menghindari pertanyaan, tidak ingin berbagi informasi, atau menunjukkan ketidakjelasan dalam penjelasannya.
Ketidakkonsistenan data
Ketidakkonsistenan dalam data atau laporan keuangan, seperti adanya perbedaan signifikan antara angka-angka yang seharusnya konsisten atau tidak sesuai dengan tren historis, bisa menjadi indikasi adanya kecurangan. Misalnya, jika ada perbedaan yang besar antara data yang dilaporkan dengan data yang seharusnya atau jika ada inkonsistensi antara catatan transaksi dan catatan keuangan.
Tindakan yang tidak biasa
Tindakan yang tidak biasa atau tidak lazim dalam proses bisnis atau transaksi juga dapat menjadi tanda adanya kecurangan. Misalnya, penggunaan metode pembayaran yang tidak biasa, seringnya pembatalan atau perubahan transaksi, atau aktivitas yang dilakukan di luar jam kerja atau di tempat yang tidak biasa.
Selain itu, ada beberapa langkah praktis yang dapat dilakukan untuk mendeteksi fraud:
- Melakukan analisis data yang mendalam untuk mencari pola atau tren yang tidak biasa.
- Melakukan audit secara berkala untuk memverifikasi keakuratan data dan proses bisnis.
- Menerapkan kontrol internal yang kuat untuk mencegah dan mendeteksi kecurangan.
- Memantau aktivitas karyawan dan transaksi secara teratur untuk mendeteksi perilaku yang mencurigakan.
- Melakukan pelatihan kepada karyawan untuk meningkatkan kesadaran tentang tanda-tanda kecurangan dan cara menghindarinya.
Penting untuk diingat bahwa mendeteksi fraud bukanlah tugas yang mudah dan membutuhkan kombinasi dari analisis data, pengawasan, dan penggunaan teknologi yang tepat.
Selain itu, pendekatan yang proaktif dan sistematis dalam mendeteksi tanda-tanda kecurangan sangatlah penting untuk menjaga keamanan dan integritas suatu organisasi.
Tips Mencegah Terjadinya Fraud
Tindakan pencegahan fraud sangat penting dalam menjaga keamanan dan integritas suatu organisasi. Berikut adalah beberapa tipsnya.
Meningkatkan Pengawasan Internal
Memperkuat pengawasan internal adalah langkah kunci dalam mencegah fraud. Ini mencakup penerapan prosedur yang jelas dan terdokumentasi untuk mengelola dan mengawasi proses bisnis, serta memastikan bahwa tugas dan tanggung jawab didefinisikan dengan jelas untuk setiap posisi.
Menetapkan aturan dan kebijakan yang jelas mengenai penggunaan sumber daya perusahaan, seperti dana, aset, dan informasi, serta memastikan bahwa setiap transaksi atau kegiatan diawasi secara ketat.
Memberikan Pelatihan Anti-Fraud kepada Karyawan
Memberikan pelatihan anti-fraud kepada karyawan adalah langkah penting untuk meningkatkan kesadaran mereka tentang risiko kecurangan dan cara mengidentifikasi serta melaporkannya.
Pelatihan ini dapat mencakup pengenalan tanda-tanda kecurangan, prosedur pelaporan yang tepat, serta pentingnya integritas dan etika dalam melakukan pekerjaan.
Menerapkan Kontrol Keuangan yang Ketat
Menerapkan kontrol keuangan yang ketat adalah langkah penting dalam mencegah fraud. Ini mencakup pemisahan tugas dan fungsi yang kritis, seperti pemisahan antara yang melakukan transaksi, yang memverifikasi transaksi, dan yang mencatat transaksi.
Melakukan reconciliasi dan verifikasi secara teratur untuk memastikan keakuratan dan konsistensi data keuangan.
Menerapkan kebijakan dan prosedur untuk mengamankan akses terhadap aset dan sistem informasi, termasuk penggunaan kata sandi yang kuat, akses terbatas berdasarkan prinsip kebutuhan yang diketahui (need-to-know), dan penggunaan kontrol akses fisik yang memadai.
Selain itu, penting juga untuk mempromosikan budaya organisasi yang mementingkan integritas, etika, dan transparansi. Dengan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung dan memprioritaskan integritas, serta mendorong komunikasi terbuka dan pelaporan kecurangan, organisasi dapat lebih efektif dalam mencegah dan mengatasi risiko fraud.
Cara HRD Mengatasi Fraud Karyawan
Tentu, berikut adalah beberapa tips khusus bagi tim Human Resources Development (HRD) dalam mengatasi fraud karyawan.
Memperketat Pelaksanaan SOP (Standar Operasional Prosedur)
Pastikan SOP yang jelas dan terdokumentasi untuk setiap aspek manajemen karyawan, termasuk perekrutan, pengelolaan data karyawan, penggajian, dan manajemen kinerja.
Selain itu, Anda juga perlu memperketat prosedur verifikasi dan validasi data karyawan, termasuk dokumen identitas, riwayat pekerjaan, dan referensi. Menerapkan kontrol akses yang ketat terhadap informasi sensitif, seperti data gaji dan keuangan karyawan juga bisa jadi cara untuk meningkatkan keamanan
Melakukan Audit Internal Secara Teratur
Lakukan audit internal secara berkala untuk memeriksa kepatuhan terhadap SOP dan kebijakan perusahaan. Anda bisa memfokuskan audit pada area-area yang rentan terhadap kecurangan, seperti manajemen kinerja, penggajian, dan manajemen kehadiran. Kemudian, tindaklanjuti temuan audit dengan tindakan perbaikan yang tepat dan pantau implementasinya.
Menciptakan Budaya yang Baik
Promosikan budaya organisasi yang berbasis pada integritas, transparansi, dan etika kerja yang tinggi. Anda bisa memberikan contoh dari manajemen dan kepemimpinan yang berintegritas dan adil dalam semua interaksi dengan karyawan.
Selain itu, Anda juga bisa mendorong komunikasi terbuka dan pembagian informasi yang jelas tentang kebijakan dan prosedur perusahaan, termasuk prosedur pelaporan kecurangan.
Memanfaatkan Aplikasi HRIS (Human Resources Information System)
Manfaatkan teknologi HRIS untuk memperkuat pengelolaan data karyawan, termasuk pengelolaan data pribadi, riwayat pekerjaan, dan penggajian.
Misalnya penggunaan software HRIS Mekari Talenta yang memiliki sistem keamanan bersertifikasi ISO 27001. Salah satu jenis fraud yang paling umum terjadi adalah kecurangan absensi.
Mekari Talenta memiliki fitur Liveness Validation untuk mencegah kecurangan absensi dengan validasi biometrik berbasis AI. Jadi ketika karyawan melakukan absensi, karyawan tidak lagi bisa berbuat curang.
Selain itu, Mekari Talenta dapat membatasi akses terhadap informasi sensitif sesuai dengan kebutuhan.
Dengan menerapkan langkah-langkah ini, tim HRD dapat membantu mengurangi risiko kecurangan karyawan dan menjaga integritas serta keamanan data perusahaan.
Itulah tadi penjelasan mengenai fraud dan juga cara mencegahnya. Jika Anda tertarik dengan Mekari Talenta, Anda bisa berkonsultasi dengan tim sales kami seputar kebutuhan Anda. Anda juga bisa mencoba gratis demo aplikasinya sekarang juga.
