Sekilas tentang PT PFI Mega Life Insurance
PT PFI Mega Life Insurance merupakan perusahaan asuransi jiwa joint venture antara Prudential Financial Inc., yang berbasis di Amerika Serikat, dan CT Corpora, grup bisnis terkemuka Indonesia milik Chairul Tanjung. Berfokus pada penyediaan berbagai solusi asuransi jiwa, PT PFI Mega Life melayani kebutuhan nasabah korporasi maupun individu. Dengan kantor pusat di TB Simatupang, Jakarta, perusahaan ini ditenagai oleh lebih dari 200 karyawan yang berdedikasi untuk menghadirkan layanan asuransi yang inovatif dan terpercaya.
Tantangan bisnis dalam pengelolaan HRÂ
Kami berkesempatan berbincang dengan Dona Tamba, Chief HR Officer PT PFI Mega Life. Di awal percakapan, Dona menyinggung sedikit tentang tantangan yang dihadapi PT PFI Mega Life dalam beradaptasi dengan dinamika era VUCA.
Dalam konteks VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity), perubahan terjadi dengan cepat dan tidak terduga di berbagai sektor bisnis. Ironisnya, satu-satunya hal yang konstan dalam dunia bisnis adalah perubahan itu sendiri, dan PT PFI Mega Life pun tak luput dari tantangan ini.
Perusahaan harus beradaptasi dengan fluktuasi ekonomi, perubahan regulasi, perkembangan teknologi, serta pergeseran preferensi pasar.
“Kami harus selalu siap menghadapi perubahan dan terus mencari cara untuk beradaptasi”
Tantangan ini sangat terasa terutama dalam pengelolaan sumber daya manusia, yang menjadi kunci bagi perusahaan untuk tetap inovatif dan kompetitif.
Pada awalnya, PFI Mega Life masih sangat bergantung pada proses manual untuk berbagai kebutuhan, mulai dari absensi hingga penggajian, dan yang paling krusial adalah performance review.
“Dulu, proses performance review memakan waktu hingga 4 bulan. Dari mulai sosialisasi kepada karyawan, pengisian review secara manual di kertas, hingga rekapitulasi manual ke Excel oleh tim HR”
Proses manual ini tidak hanya menyita waktu dan tenaga, tetapi juga menghambat komunikasi dan transparansi yang optimal. Review kinerja yang dilakukan secara manual rentan terhadap kesalahan, yang sering kali berujung pada miskomunikasi.
Karena prosesnya begitu rumit dan memakan waktu, PT PFI Mega Life hanya mampu melakukan performance review sekali dalam setahun. Akibatnya, sulit bagi perusahaan untuk mendeteksi talent gaps pada karyawan secara akurat dan real-time, yang pada akhirnya bisa menghambat penyusunan strategi pengembangan karyawan.
Mekari Talenta sebagai solusi tantangan HR
PT PFI Mega Life tidak tinggal diam menghadapi tantangan pengelolaan SDM yang kompleks ini. Dengan tekad untuk menemukan solusi yang lebih efisien, perusahaan secara aktif mencari software bisnis yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Di mana kriteria utamanya adalah:
- Dapat mengakomodir semua proses manual yang sebelumnya memakan banyak waktu dan tenaga.
- Berbasis cloud agar pembaharuan data dapat dilakukan secara cepat dan praktis.
- Merupakan produk dari vendor lokal Indonesia untuk menjamin keamanan dan lokasi data.
Setelah menelusuri berbagai opsi, PT PFI Mega Life menjatuhkan pilihan pada Mekari Talenta yang dinilai mampu memenuhi semua kriteria tersebut.
Seiring dengan penerapan Mekari Talenta, masalah-masalah yang sebelumnya muncul dalam proses performance review perlahan teratasi. Salah satu perubahan paling signifikan adalah berkurangnya ketergantungan pada proses manual. Pengisian review yang sebelumnya dilakukan di atas kertas kini dapat langsung diakses dan diselesaikan oleh karyawan melalui smartphone masing-masing, lengkap dengan instruksi yang jelas.
Tidak hanya itu, penghimpunan dan kalibrasi data review kini berjalan otomatis. Dengan sistem yang terintegrasi, tim HR dapat memantau proses secara real-time, transparan, dan lebih akurat, tanpa harus lagi menghabiskan waktu untuk rekap manual.
“Kami sekarang bisa memantau semua proses secara langsung melalui sistem, dan itu sangat memudahkan”
Hasil nyata yang dirasakan oleh PT PFI Mega Life
100% digitalisasi dan paperless dalam penginputan data performance review
Sebelumnya, manajemen karyawan di PT PFI Mega Life dilakukan secara manual dan berbasis kertas, mulai dari pengiriman formulir, pengisian, hingga tanda tangan. Proses ini memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Namun, dengan implementasi Talenta, seluruh proses tersebut telah bertransformasi menjadi lebih efisien dan tentunya 100% paperless, karena kini semuanya dapat dilakukan secara digital melalui aplikasi Talenta.
Proses performance review secara keseluruhan jadi 3x lebih cepat
Digitalisasi telah membawa dampak positif pada berbagai aspek, salah satunya adalah efisiensi waktu. Proses yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti pengiriman formulir, permintaan tanda tangan, dan pengetikan ulang hasil review, kini dapat dilakukan secara digital melalui aplikasi. Dengan berkurangnya langkah-langkah manual tersebut, PT PFI Mega Life berhasil mempercepat proses performance review yang sebelumnya memakan waktu hingga 4 bulan, menjadi 3 kali lebih cepat dan hanya menghabiskan waktu 1 bulan.
“Jadi untuk performance review, waktu yang diperlukan benar-benar bisa dihemat. Sebelumnya, dengan proses manual, bisa memakan waktu hingga 4 bulan. Sekarang, mulai dari persiapan hingga hasil review, semuanya bisa diselesaikan hanya dalam 1 bulan saja, semuanya sudah done.“
Efisiensi operasional memungkinkan pelaksanaan performance review jadi 2 kali setahun
Kemudahan yang ditawarkan oleh digitalisasi semakin terasa nyata di PT PFI Mega Life. Dengan durasi persiapan hingga pelaksanaan performance review yang kini hanya memakan waktu 1 bulan, perusahaan tidak hanya berhasil menghemat waktu, tetapi juga mampu meningkatkan frekuensi evaluasi kinerja karyawan menjadi dua kali dalam setahun.Â
Jika sebelumnya performance review hanya dapat dilakukan sekali setahun, kini dengan peningkatan efisiensi ini, perusahaan dapat memantau perkembangan karyawan dengan lebih konsisten dan akurat. Frekuensi review yang lebih rutin ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi area pengembangan karyawan lebih awal, sehingga langkah-langkah strategis dapat diambil lebih cepat demi meningkatkan performa dan produktivitas.
Agility dalam strategi perusahaan dapat tersalurkan melalui fitur Goals di Talenta
Selain efisiensi waktu dan tenaga, fitur lain yang sangat membantu PT PFI Mega Life adalah fitur Goals. Fitur ini dirancang untuk mengelola target spesifik yang dapat di-assign ke level individu, tim, maupun perusahaan secara keseluruhan.
Dengan fitur Goals, progres kinerja masing-masing karyawan dan target performa perusahaan dapat terlacak dengan jelas. Jika terdapat kebutuhan untuk melakukan penyesuaian strategis, PT PFI Mega Life dapat dengan mudah menyesuaikan target dalam sistem. PFI sendiri meng-update Goals-nya setiap 3 bulan sekali.Â
Dona menegaskan bahwa fitur Goals sangat relevan juga dalam konteks era VUCA yang telah ia bahas sebelumnya.
“Goals itu good feature dari Talenta. Cocok dengan situasi sekarang yang memerlukan agility.”
Mekari Talenta di Mata PT PFI Mega Life
Selama menggunakan Talenta, PT PFI Mega Life yang diwakili Dona memiliki kesan yang baik bahkan sampai sangat merekomendasikan Talenta sebagai solusi HR untuk bisnis.
“Saya sangat merekomendasikan Talenta, meskipun memang tiap perusahaan tentunya punya kebutuhan dan kriteria masing-masing. Kami suka Talenta karena masih menyediakan ruang untuk modifikasi dan perubahan, tidak seperti aplikasi lain yang rigid.” Ia juga menambahkan, “Mekari Talenta: simple and agile“
